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浅析数字化档案室建设及数字化档案管理技术应用

发布时间:2019-06-18   浏览次数:650

数字档案室是传统档案管理机构在信息化时代的升级产物,主要管理对象是电子化档案,综合运用多种电子计算机、网络等数字化技术手段,其工作内容包括档案的收集、整理、保管、保护、共享利用等。数字档案室是单位信息化建设的主要内容之一,也是自动化办公体系的重要组成部分。建立健全数字档案与电子文件管理要求相适应的各种制度和配套设施,加强档案数据网建设和管理,以保证档案数据的完整和安全。

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一、电子档案必将成为未来文件的基本形态

随着大数据时代的到来和云计算技术的普及应用,以计算机为核心的技术革新成为数字化时代的主要标志,档案信息的保存方式也发生着巨大变化,文件管理的数字转型已成为势不可挡的必然趋势,在数字时代环境下,数字传播和电子载体的出现,促进了信息保护及共享技术的革新,同时电子档案体量的迅速增长亦促进了档案载体由传统形态向数字无纸化形态的转化。另一方面,传统档案室的档案管理及其所使用的管理平台也需要逐步向电子化信息平台过渡,亦即构建数字化档案室,才能适应档案管理方式变化的新要求,从而开拓档案管理工作的新局面。伴随着电子化记录方式的应用,档案信息的保存方式也在发生着变化,光电磁等新型档案制成材料不断涌现,目前电子档案归档的类型有:磁盘、光盘、数字磁带等。数字文件在信息化时代的普及和应用已成为大势所趋,正在逐渐替代传统文件载体成为文件保存及传播的主要形态。档案保护的实质是档案原始信息的长期保存和永续利用,随着数字时代办公自动化化的应用和普及,在制作过程中电子文件的形成已代替文件的起草和制作,建设规范、独立、保密和高性能档案数据网,进行档案数据的归档鉴定、整理编目、数据分析与处理、共享传播、储存管理、归档管理、保密管理过程中应保证电子文件原数据和背景信息的完整性。逐步实现数字化文件实时归档,网上提交。伴随信息化档案管理工作的迅速发展,大量数字化文件随之产生,在电子档案迅速查阅利用、提高档案工作效率的同时以及电子档案载体的特殊性,长期安全保存这些海量的档案信息资源成为当前数字时代档案工作者进行研究和探讨的一项重要课题。

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二、电子档案的保护技术与安全技术

电子档案是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件。电子档案相对纸质档案是不同的,他需要工作人员将纸质的信息完整的存录到电子化计算机设备中,以数字化形式储存于磁带、磁盘、光盘等媒介载体,再通过计算机设备实现读取与处理过程,并可在通讯网络上实现传播与分享。数字化文件与传统纸质档案在保护技术上有很大的差别。纸张作为传统纸质档案载体材料的主体,档案纸张寿命的长短除与自身的耐久性有关外,档案保护环境条件的优劣所产生的影响也是十分显著的。 确定档案的保护条件及影响档案保存的不利因素的防治方法,以延长档案的寿命,是档案保护技术的任务之一。在档案保存和利用的过程中,档案纸张在外观、结构和性质诸方面逐渐发生着不可逆的变化,人们称之为“老化”或“恶化”。

档案室库房应远离污染、潮湿、阴暗的地方,并达到严格的安全要求:防火、防盗、防高温、防潮湿、防光、防尘、防污染、防鼠、防虫。高温高湿容易使档案文件上滋生霉菌,档案文件长期暴露在光下,纸张会不同程度地发黄发脆,严重地损害档案寿命。保存纸质档案的温度应控制在14~24℃,相对湿度控制在45~60%。

  归档电子文件的保管除应当符合纸质档案的要求,电子档案的保管更为严格,受到不安全因素干扰也较大,对温度、湿度、空气质量、磁场、清洁环境等都有着更为严苛的要求。数字档案在存储过程中,应当远离强磁场、强热源,并隔离有害空气,安装温湿度调控系统以及消毒、杀菌、空气净化系统,一旦电子档案储存媒介遭到损毁,将会导致数字化档案信息的丢失。数字化档案的存储温度应控制在16~20℃,相对湿度应控制在40%±5%,选择电子档案装具如防磁柜等。


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